5 tragicznych błędów przy organizowaniu jubileuszu – jak ich uniknąć?

Jubileusz firmy to szczególny moment nie tylko dla samego przedsiębiorstwa, ale także dla prezesa, dyrektorów, managerów i pracowników. To powód do dumy i radości, ale jednocześnie ogromne wyzwanie organizacyjne, które może (choć wcale nie musi) zakończyć się fiaskiem. 

Organizatorzy bardzo często wpadają w 5 tragicznych pułapek, które rozrastają się rangi błędów. Każdy z nich niszczy imprezę. I, zamiast pięknych wspomnień, organizatorom zostaje przyznany tytuł „wpadki roku”.

Jeśli w najbliższym czasie planujesz zorganizować jubileusz firmy (niezależnie od branży), to świetnie, że czytasz ten artykuł. To krótki przewodnik po karygodnych błędach wraz z gotowymi rozwiązaniami, które możesz wdrożyć u siebie, aby mieć pewność, że impreza będzie strzałem w dziesiątkę!

🚨 SPOILER ALERT 🚨 Artykuł jest bardzo merytoryczny, a po jego przeczytaniu dostaniesz prezent 😇 Dobrej zabawy!

5. Niedostosowanie miejsca wydarzenia

To pierwszy, i prawdopodobnie jeden z najważniejszych punktów, o którym musi pamiętać organizator na samym starcie. Miejsce jubileuszu jest jego sercem i rdzeniem. Staje się gwarancją dobrych nastrojów gości. 

Kiedy mówimy o miejscu, to do najpopularniejszych błędów popełnianych przy organizacji eventu należy:

👉 Wybór odległej lokalizacji – jeśli siedziba firmy jest w centrum Warszawy, a sala jest w Sochaczewie, to musisz liczyć się z tym, że niektórzy goście mogą kręcić nosem. Być może sam pan dyrektor lub prezes będzie tym zniesmaczony, bo godzina drogi w jedną stronę, jest zbyt dużym wyzwaniem logistycznym. Poza tym, im dalej znajduje się docelowe miejsce imprezy, tym trudniej o dobrą organizację. Przecież salę należy doglądać, wystroić i zadbać o detale. Długie dojazdy w tym nie pomagają.

👉 Brak parkingu – szukanie miejsca na chodniku, zwłaszcza w centrum miasta, nierzadko wiąże się z ogromną frustracją. Pomijając fakt, że kadra dyrektorów na 100% wolałaby zostawić swoje drogie auto na strzeżonym, zamkniętym parkingu. Dlatego szukając sali, zawsze zapytaj o prywatny parking oraz potencjalną liczbę miejsc – kiepsko będzie, jeśli o zaparkowaniu będzie decydowała reguła „kto pierwszy, ten lepszy”. 

👉 Kiepska akustyka sali – dobrze jest o to zapytać właścicieli sali, a także sprawdzić to na własną rękę przed opłaceniem kaucji za wynajem. Jeśli na scenie mają pojawić się topowi artyści, to akustyka musi być nienaganna. W kiepskich warunkach nawet AC-DC czy Rolling Stones nie daliby rady.

👉 Złe oświetlenie – scenę zawsze można doświetlić reflektorami lub dedykowanymi światłami scenicznymi. Ale co z miejscem dla gości, czyli tzw. parkietem? Czasami zdarza się, że sale dysponują wyłącznie trzema żyrandolami zawieszonymi na suficie. To mało klimatyczne wyjście, zwłaszcza po 22:00, kiedy goście się rozkręcają i coraz chętniej chcą wyjść na parkiet. Dlatego warto zwrócić uwagę na kinkiety ścienne lub inne formy oświetlenia, które zapewniają intymną atmosferę.

👉 Brak przystosowania do osób niepełnosprawnych – to powoli staje się standardem w całej Polsce, natomiast mimo wszystko, cały czas warto o tym pamiętać. Jako organizator nie możesz zapominać, że na imprezie pojawią się nie tylko znajomi Ci pracownicy, ale także osoby towarzyszące. A ich przecież nie znasz z imienia i nazwiska. Głupio by było, gdy żona jednego z managera, poruszająca się na wózku inwalidzkim, miała problemy z wejściem na salę. Dlatego upewnij się, że na miejscu są podjazdy dla wózków, windy oraz wystarczająco szerokie wejścia.

Popularne błędy już znasz. Czas na dobre praktyki, które uchronią Cię przed katastrofą:

✅ Przeprowadź sondę wśród uczestników eventu. Poznaj ich potrzeby oraz oczekiwania względem imprezy.

✅ Zastanów się, czy potrzebujesz tłumaczenia na język migowy. Jeśli tak, potrzebne będzie wsparcie tłumacza symultanicznego.

✅ Dowiedz się, jakie diety należy uwzględnić w menu – czy wśród gości są weganie lub wegetarianie? Czy na sali będą diabetycy? A może ktoś jest uczulony na orzechy?

✅ Zanim zarezerwujesz salę, dokładnie się jej przyjrzyj. To Twoje prawo. Sprawdź oświetlenie, akustykę, dostosowanie do osób niepełnosprawnych.

✅ Kilka tygodni przed eventem pojedź na salę w tym samym dniu i o tej samej porze, o której rozpocznie się jubileusz. Zwróć uwagę na natężenie ruchu, potencjalne korki. Zobacz, czy łatwo można zaparkować na miejscu. Policz, ile samochodów się zmieści na parkingu i czy będzie jakikolwiek zapas miejsc. Możesz też przygotować mapkę z dojazdem na miejsce, która uwzględnia potencjalne korki – to spore ułatwienie dla gości.

4. Niewłaściwy catering na jubileuszu firmy

Mówi się, że „przez żołądek do serca”. To nie jest kolejna ludowa prawda, ale naukowy fakt. Jublieusz firmy rządzi się swoimi prawami, dlatego mega istotne jest to, co podasz w trakcie imprezy.

Na tym etapie zdarza się naprawdę mnóstwo błędów:

👉 Nieświeże produkty (szczególnie popularne przy podaniu owoców morza).

👉 Brak opcji dla alergików, wegan, wegetarian i osób chorujących na celiakię.

👉 Mała ilość jedzenia.

👉 Zbyt szybki serwis (nim goście zdążą zjeść, już jest podawane kolejne danie).

👉 Brak zimnej płyty, do której można podejść o dowolnej porze (nie każdy chce czekać na kolejny serwis).

Jak zapobiec błędom?

✅ Zrób dokładny wywiad z gośćmi, pytając o ich (oraz osób towarzyszących) preferencje jedzeniowe.

✅ Przygotuj alternatywne menu – dla wegetarian / wegan i alergików.

✅ Pozostaw możliwość wyboru menu przed rozpoczęciem jubileuszu. Kucharz musi wiedzieć, co ma gotować i ile porcji.

✅ Przygotuj specjalne stacje z jedzeniem międzynarodowym, wegetariańskim czy bezglutenowym, do którego każdy może podejść i nałożyć sobie to, co mu się żywnie podoba.

✅ Zadbaj o profesjonalną obsługę kelnerską. Kelnerzy powinni być cały czas widoczni na sali, a jednocześnie nie mogą się rzucać w oczy – to mega trudny fach, dlatego wymagani są zawodowcy!

✅ Poinformuj gości o tym, gdzie mogą znaleźć napoje oraz do kogo mogą się zgłosić, jeśli chcą o coś zapytać – wskazanie managera sali jest kluczowe po to, abyś jako organizator nie musiał przez całą imprezę odpowiadać na pytania i doradzać, tylko skupić się na zabawie. W końcu to też Twój dzień!

3. Złe zaplanowanie programu

Najgorszym planem jest brak planu. Dlatego takie wydarzenie jak jubileusz firmy musi być zaplanowany co do minuty. Wydaje się to proste do momentu, w którym zaczniesz tworzyć rozpiskę godzinową… Ale ramy czasowe to nie jedyny problem…

Bardzo często organizatorzy jubileuszu firmowego nie biorą pod uwagę urozmaicenia wydarzenia. Układają program, tak jak im pasuje. A to ogromny błąd! Zresztą tych błędów jest znacznie więcej: 

👉 Brak różnorodności atrakcji – prowadzenie small talków z kolegą przy stoliku może być ciekawe, ale przez 10, 15 czy 30 minut. Potem robi się czerstwo. Aż w końcu zapada niezręczna cisza. I co teraz? Pewnie występ jakiejś gwiazdy estrady… Ale jeśli szósty piosenkarz wchodzi na scenę ze swoim repertuarem, goście wyraźnie są znudzeni. Ile można słuchać muzyki?!

👉 Długie przemówienia dyrekcji – wiem, że ciężko ominąć ten punkt programu. Ale warto wspomnieć dyrektorowi, że plan jest bardzo napięty, jeśli event ma wyglądać spektakularnie i zachwycić gości. Przed imprezą warto porozmawiać o mowie otwierającej z dyrektorem i dać mu limit czasowy. Uwierz mi, że większość dyrektorów się ucieszy, że „musi mówić TYLKO przez 10 minut”, zamiast wygłaszać 60-minutowe exposé. 

👉 Brak przerw w planie – skakanie z jednej atrakcji do drugiej przyprawia o zawrót głowy. W końcu to ma być przyjemna impreza, a nie kolejny dzień w pracy, w którym goście muszą robić to, co każe gospodarz. Muszą wyluzować i poczuć się przyjemnie. Dlatego wskazane są kilkunastominutowe przerwy programowe między jednym wydarzeniem a drugim. Chociażby po to, aby niektórzy mogli „przewietrzyć płuca” 🙂

To tyle z błędów. Poznaj dobre praktyki:

✅ Oprócz oficjalnej części, wprowadź warsztaty team-bulidingowe dla chętnych. Kto chce, może wziąć udział. To niezła odskocznia od głośnej sali głównej, na której cały czas dudni muzyka w tle.

✅ Postaw na nieoczywiste atrakcje. Występy znanych piosenkarzy są świetne, ale zaproszenie iluzjonisty może całkowicie oczarować ten wieczór i być wspominane latami.

✅ Zadbaj o kącik odprężenia. Jeśli ktoś jest zmęczony po zjedzeniu kilku kotletów lub po prostu ma dość udawanego small talku, powinien mieć szansę na relaks. Rozwiązanie? Kącik masażysty, gdzie można się położyć i na 15 minut zapomnieć o całym świecie.

✅ Znajdź balans między częścią oficjalną a rozrywkową. Przemówień dyrektorskich nie da się pominąć. To w końcu impreza firmowa, a nie wiejskie dożynki. Natomiast cudownie jest znaleźć balans między tym, co poważne, a tym, co odprężające. Goście powinni czuć się luźno, a długie, patetyczne mowy, na pewno w tym nie pomagają. 

2. Brak odpowiedniej strategii komunikacji

Zaplanowanie jubileuszu firmowego to jedno. Ale informowanie o nim gości, to zupełnie inna para kaloszy. Kiedy masz już ogarnięte miejsce, catering i atrakcje, czas na wielką zapowiedź imprezy.

Z racji, że jubileusz jest imprezą oficjalną, wymagane jest zachowanie zasad etykiety i bon tonu. Zaproszenie nie powinno być przesłane SMSem lub dostarczone na pogiętej kartce. To już by pokazało niechlujny klimat całego eventu.

Do najczęstszych błędów na tym etapie można zaliczyć:

👉 Zbyt późne przesłanie zaproszenia – przez to wielu gości niestety musi odmówić udziału. A przecież żaden prezes nie chciałby, aby na 25. jubileusz firmy, sala świeciła pustkami.

👉 Brak dedykowanej strony z programem – ludzie lubią wiedzieć, na co się piszą. Im więcej informacji, tym lepiej. Oczywiście nie o wszystkim trzeba mówić publicznie. Niektóre niespodzianki mogą zostać tajemnicą, ale… ogólny plan powinien być znany każdemu gościowi.

👉 Brak informacji o dress-code – pani Basia z sekretariatu wolałaby nie głowić się nad tym, czy ma ubrać sukienkę koktajlową, czy małą czarną. Podobnie jak pan Marek z działu HR, który nie wie, czy ma wypożyczać smoking, czy ta nowa marynarka w stylu business casual będzie wystarczająca. Nie pozwól gościom rozmyślać o takich rzeczach.

W takim razie, co robić, aby komunikacyjnie wszystko się spięło? 

✅ Wyślij zaproszenia kilka miesięcy przed wydarzeniem. Z mojego doświadczenia wynika, że 2-3 miesiące wystarczą. To pozwoli zaplanować sobie gościom ten dzień w kalendarzu.

✅ Stwórz zaproszenia w czytelnej formie. Jeśli decydujesz się na wersję papierową, zadbaj o dobrą jakość papieru. Niech będzie grupy, wizytówkowy. Zaproszenie nie może wyglądać niczym wyjęte psu z gardła. A jeśli stawiasz na elektroniczne rozwiązania, prześlij wszystkim kod QR, przekierowujący do personalizowanego zaproszenia online.

✅ Stwórz stronę internetową, na której umieścisz program oraz plan wydarzenia. Nakreśl główne ramy, aby goście wiedzieli, czego mogą się spodziewać.

✅ Daj wyraźne wskazówki dot. dress-code’u. Nie pozostawiaj niedomówień. Niech zasady będą wyrażone czarno na białym.

1. Brak planu B na jubileusz firmy

Możesz myśleć, że wcale go nie potrzebujesz, jeśli zaplanujesz jubileusz firmowy ze szwajcarską precyzją. Ale nie daj się złudzeniom.

Występowałem na różnych imprezach – tych mniejszych i większych. W małych miastach, jak i w najbardziej oglądanych kanałach telewizyjnych. Wiem jedno. Nie da się wszystkiego zaplanować na tip-top. Można próbować, ale nigdy nie ma 100% gwarancji. 

Wynika to, chociażby z tego, że czasem dyrektor może się spóźnić 15 minut, a to wpłynie na harmonogram imprezy. Czasem zespół może się stroić 10 minut dłużej, przez co tort wjedzie na salę dopiero o 22:10, zamiast o 22:00. Nie da się wszystkiego przewidzieć. Dlatego musisz mieć coś w zanadrzu.

Najczęstsze problemy na tym etapie, to:

👉 Brak rezerwowego sprzętu – oświetlenia, głośników, mikrofonów. To tylko sprzęt, czasem się psuje. Dobrze, aby podwykonawcy, którym zlecasz techniczne przygotowanie imprezy, byli gotowi na nieprzewidziane okoliczności.

👉 Mały margines błędu – opóźnienia się zdarzają, dlatego warto je uwzględnić w programie. Jeśli umawiasz się z topową gwiazdą estrady na 30-minutowy koncert w godzinach 20:00-20:30, to musisz zrobić wszystko, aby punktualnie o 20:00 rozpoczęło się show. Każdy poślizg może skutkować niewywiązaniem się z umowy po stronie organizatora i artysta może skrócić koncert. A tego chyba nie chcesz. Oczywiście artyści też są ludźmi, więc rozumieją delikatny poślizg. Ale zdarza się, że grają 2 lub więcej koncertów jednego dnia. Wtedy spóźnienie o 10 minut całkowicie może zrujnować ich kalendarz.

👉 Brak planu na niepogodę – to problem dotyczący głównie imprez plenerowych, organizowanych latem. Mało kto spodziewa się rzęsistej ulewy w środku sierpnia, ale nie takie rzeczy się dzieją na świecie. W takim przypadku dobrze jest mieć do dyspozycji salę awaryjną, na którą przeniesie się impreza.

W związku z tym, oto 3 wnioski dotyczące alternatywnego podejścia do organizacji jubileuszu firmowego:

✅ Porozmawiaj z podwykonawcą o dodatkowym sprzęcie. Załóż, że głośnik może się spalić, mikrofon może spaść na ziemię, a światła mogą się przegrzać. Zawsze musi być zapasowy komplet każdej z rzeczy.

✅ Weź pod uwagę opóźnienia. Harmonogram nie może być napięty jak plandeka na żuku. Daj odsapnąć nie tylko ludziom, ale także zabezpiecz się przed nieprzewidywalnym.

✅ Zarezerwuj dodatkowe miejsce eventu. Najwyżej z niego nie skorzystasz, ale przynajmniej będziesz mieć z tyłu głowy, że w razie „w” czeka na Ciebie sucha i bezpieczna sala. 

Jubileusz firmy sam się nie zorganizuje

Jak widzisz, kluczem do sukcesu imprezy jest dbałość o detale i elastyczne podejście. I, choć może się wydawać, że pracy jest dużo, to w rzeczywistości jest jej dużo więcej niż na pierwszy rzut oka. 

Mam jednak nadzieję, że ten artykuł stanie się Twoim przewodnikiem po organizacji jubileuszu i zamiast uczyć się na cudzych błędach, bezbłędnie zorganizujesz event, biorąc pod uwagę to, o czym pisałem wyżej.

Pamiętaj, że dobrze zorganizowany jubileusz to inwestycja w wizerunek Twojej firmy na kolejne lata. Dlatego warto dopiąć wszystko na ostatni guzik, aby ta noc przeszła do historii i była zapamiętana na kolejne dekady.

Kliknij baner poniżej i pobierz bezpłatny e-book, dzięki któremu zorganizujesz niezapomniany event: